Tự động hóa quy trình làm việc không sử dụng mã: Hiểu WHAT, WHY và HOW

Tự động hóa quy trình làm việc thông qua công cụ ITSM có thể hợp lý hóa tất cả các hoạt động, phê duyệt và biểu mẫu liên quan đến con người và quy trình. Các hoạt động này bao gồm một loạt các hành động như tạo hồ sơ, thông báo cho người dùng về các phê duyệt nhạy cảm về thời gian, tự động hóa các tác vụ bằng cách sử dụng tập lệnh, v.v. Do đó, bằng cách tạo tất cả các quy trình thông qua một nền tảng ITSM thống nhất, bạn có thể nhận được tự động hóa đầu cuối của các quy trình thủ công và rời rạc rất quan trọng đối với các hoạt động hàng ngày.

Tự động hóa quy trình làm việc không mã cho năng suất liền mạch
Một số tính năng chính của hệ thống ITSM lý tưởng hỗ trợ tự động hóa quy trình làm việc không mã sẽ là:

• Giao diện người dùng linh hoạt: Giao diện người dùng phải linh hoạt và dễ sử dụng vì hệ thống được thiết kế để tạo ra năng suất.
• Tùy chỉnh: Đảm bảo công cụ ITSM của bạn đang tự động hóa quy trình làm việc trong khi cho phép bạn tự do hình dung và khai thác các tính năng như các bước có điều kiện và nhiều nhánh.
• Dựa trên quy tắc: Nhận quy tắc quy trình nghiệp vụ trong quy trình làm việc, vì vậy bạn có thể lên lịch công việc xử lý dữ liệu bằng cách sử dụng trình kích hoạt mà không cần phải viết dù chỉ một dòng mã.
• Khả năng hiển thị: Với hệ thống ITSM, bạn có thể dễ dàng hợp nhất các cấu hình và thời gian chạy vào một môi trường để chủ sở hữu quy trình có thể nhìn thấy tất cả các diễn biến và có thể khắc phục sự cố chỉ bằng một giao diện.
• Hỗ trợ ngôn ngữ tự nhiên: Khi hệ thống hỗ trợ mô tả ngôn ngữ tự nhiên của logic luồng, ngay cả các nhóm không chuyên về kỹ thuật cũng có thể hưởng lợi.

Bạn có thể tự động hóa các quy trình bằng cách nào?
Quy trình kinh doanh có thể được tự động hóa bằng cách tiếp cận 5 bước đơn giản, bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu và kết thúc bằng việc đánh giá nghiêm ngặt quy trình.

1. Tách biệt một quy trình thủ công và lặp lại
Các ứng cử viên lý tưởng cho tự động hóa thường là các công việc cấp thấp, thủ công và lặp đi lặp lại tạo ra ít giá trị nhưng lại được sử dụng thường xuyên và chiếm nhiều thời gian.

2. Thiết lập các Chỉ số Hiệu suất
Đã xác định ROI mục tiêu, tốc độ theo thời gian ra thị trường và tăng năng suất. Khi dự án đang được khởi động, mọi bên liên quan nên hiểu rõ về kết quả mong đợi.

3. Đào tạo, phản hồi và giao tiếp
Việc đào tạo có thể không giới hạn trong việc sử dụng quy trình làm việc tự động; nó cũng có thể bao gồm một cách tiếp cận hành vi để tổng hợp phản hồi từ các bên liên quan.

4. Thiết kế quy trình làm việc
Bây giờ bạn có thể bắt đầu tạo biểu mẫu, xác định các bước trong quy trình làm việc và phân bổ ủy quyền và hướng dẫn cho từng bước và từng bên liên quan.

5. Đánh giá
Khi quy trình làm việc đã được tích hợp vào hệ thống, bạn nên bắt đầu đo lường tác động của nó bằng cách sử dụng các báo cáo phân tích và thông minh cho thấy hiệu suất tương đối so với các hệ thống kế thừa, cũng như hiệu suất trên các cấp KPI mục tiêu.

Lợi ích của việc áp dụng tự động hóa quy trình làm việc
Tự động hóa mang lại nhiều lợi ích có thể nhìn thấy và đo lường được trong toàn doanh nghiệp:

• Hiệu quả CNTT: Các nhóm ITSM nhận được lợi ích hai chiều bằng cách triển khai các quy trình tự động - họ trở nên năng suất hơn và bắt đầu sử dụng ít tài nguyên hơn.
• Trải nghiệm người dùng cuối tối ưu: Người dùng cuối gặt hái nhiều lợi ích với các quy trình tự động. Tính khả dụng của các hoạt động 24 x 7, vòng quay nhanh hơn và quy trình ủy quyền đơn giản hóa giúp trải nghiệm người dùng cuối trở nên liền mạch.
• Cung cấp dịch vụ xuất sắc: Chủ sở hữu quy trình kinh doanh sẽ thấy rõ lợi ích của việc có một bộ dịch vụ chính xác hơn, nhanh hơn và phổ biến rộng rãi. Sự xuất sắc này cũng sẽ ảnh hưởng đến quy trình nội bộ của họ, dẫn đến hiệu ứng domino là tăng năng suất.
• Ít thời gian ngừng hoạt động hơn, nhiều doanh thu hơn: Các hệ thống kinh doanh quan trọng luôn hoạt động - cho dù nó kết hợp với khả năng sẵn sàng của nhóm CNTT tại chỗ hay không, các nhóm có thể dễ dàng truy cập vào hệ thống của họ và vượt qua các trở ngại nhanh hơn bao giờ hết.

Tự động hóa quy trình làm việc trên các chức năng kinh doanh
Chúng tôi nhận thấy rằng việc sử dụng giải pháp ITSM hỗ trợ tự động hóa quy trình làm việc sẽ tạo ra năng suất và lợi nhuận trên toàn diện. Bây giờ chúng ta thấy cách các chức năng kinh doanh khác nhau thực hiện các quy trình tự động hóa quy trình làm việc để gặt hái những lợi ích nêu trên:

Nguồn nhân lực
Thay vì phải dành thời gian cho việc nhập dữ liệu thủ công bất cứ khi nào một nhân viên mới được đưa lên máy bay, bạn có thể có một hệ thống tự động làm việc đó cho bạn. Nó giải phóng thời gian khỏi lịch trình của bạn và làm cho quá trình giới thiệu hiệu quả hơn. Có nhiều trường hợp sử dụng như vậy cho Nhóm Nhân sự:

• Bạn có thể giảm việc sử dụng giấy tờ trong các quy trình kinh doanh.
• Phê duyệt tự động giúp dễ dàng tìm nguồn và xác minh các cá nhân
• Bạn có thể dễ dàng đảm bảo sự tuân thủ trong toàn công ty.
• Tối ưu hóa quá trình lên máy bay và xuống máy bay để làm cho nó không có ma sát.

Tài chính
Phê duyệt ngân sách, khoản hoàn trả và tài liệu được sắp xếp hợp lý với các biểu mẫu, quy trình công việc tùy chỉnh và theo dõi quy trình. Dưới đây là một số tính năng khác mà bạn có thể tận dụng:

• Hệ thống quản lý tài liệu đầu cuối được tổ chức, hiệu quả và đơn giản hóa.
• Giảm thời gian quay vòng quy trình phê duyệt.
• Thanh toán tự động cho các dịch vụ định kỳ và gia tăng giá trị có thể được tích hợp vào quy trình làm việc.
• Một hệ thống quản lý bảng lương thông minh có thể đảm bảo việc hoàn trả và thanh toán kịp thời cho toàn bộ nhân viên - thường trực, tạm thời, tư vấn và nhà thầu.

IT
Nhóm CNTT sẽ chứng kiến sự gia tăng năng suất theo cấp số nhân với các tính năng như:

• Chỉ định và báo cáo vé hiệu quả tùy theo khả năng cung cấp tài nguyên.
• Việc lọc các yêu cầu hỗ trợ trùng lặp trở nên dễ dàng.
• Các bản cập nhật cho tất cả các bên liên quan có thể được lên lịch và xác nhận để tránh các vấn đề về tuân thủ hoặc thời gian chết.
• Có thể theo dõi tài sản và xu hướng sử dụng có thể được sử dụng để tối ưu hóa mạng.

Tóm lại
Nếu không có một hệ thống có tổ chức, con người và quy trình thường cản trở nhau. Ngay cả những người hiểu được quy trình đúng hạn cũng phải trải qua các cấu trúc phân cấp và các phương pháp kế thừa để giải quyết ngay cả các vấn đề hoạt động. Những vấn đề này quy mô trên toàn doanh nghiệp và tạo ra sự thiếu hiệu quả của hệ thống dẫn đến năng suất thấp hơn đáng kể và cuối cùng là mệt mỏi.

Tất cả những vấn đề này có thể được giải quyết bằng giải pháp ITSM hỗ trợ tự động hóa quy trình làm việc, cho phép các nhóm tự động hóa các quy trình hàng ngày để họ có thể tập trung vào các hoạt động tạo giá trị hơn. Khi năng suất cá nhân gia tăng được nhân rộng, điều đó dẫn đến việc định vị cạnh tranh tốt hơn cho công ty.

Để biết thêm về giải pháp ITSM cung cấp tự động hóa quy trình làm việc không cần mã và có thể tùy chỉnh, hãy kiểm tra nền tảng Motadata ServiceOps ITSM có giao diện kéo và thả hợp lý, đồng thời có thể chiếu luồng hoạt động để hiểu quy trình công việc một cách dễ dàng.

Giờ đây, bạn có thể dùng thử miễn phí Motadata ServiceOps trong 60 ngày.



ITMAP ASIA - Đối tác của hãng Motadata tại Việt Nam

555 Trần Hưng Đạo, P. Cầu Kho, quận 1, TP.HCM

028 5404 0717 - 5404 0799

[email protected]